Определяя приоритеты в управлении колледжем, можно сказать, что первая задача управления – установить цели и интегрированные стратегии в отношении двух сторон: внешних (заинтересованных сторон) и внутренних потребителей (самого колледжа). Далее следует задача целостного управления всей организационной системой колледжа для оптимизации результата деятельности при минимальном потреблении ресурсов. Главная цель управления колледжем – определить потребности и ожидания потребителей, удовлетворить эти потребности и ожидания через эффективное управление всеми процессами и постоянное улучшение деятельности колледжа.
Ключевым моментом на пути к улучшению деятельности колледжа является интеграция качества в стратегическое и оперативное управление. По определению Т. Конти, интеграция качества – это «интеграция более продвинутых взглядов на качество в организационные концепции и управленческую рутину, интеграция всех подсистем и процессов организации в систему, управление которой максимально децентрализовано, а полномочия широко делегируются. Но система при этом остается целостной, она коагулируется вокруг общих ценностей, исходящих из одного источника, объединяются командным духом»(1).
Процесс интеграции качества в управление колледжем – это пролонгированный процесс, который реализуется двумя этапами. Первый этап – это слияние теоретических концепций и процедур управления качеством с концепциями менеджмента колледжа. Второй этап – интеграция организационных подразделений колледжа, которая обеспечивает единство управления колледжем. То единство. Которое должно идти от «команды управленцев» распространяться на все другие уровни управления.
Задачу первого этапа – внедрение идей качества во все структурные подразделения колледжа – решает сформированная команда управленцев и специалистов из различных структурных подразделений. Известно, что из всех ресурсов колледжа самый важный ресурс – коллектив преподавателей и сотрудников. Традиционно в организациях существует очень большой разрыв между потенциалом сотрудников и их действительной отдачей. Отсюда основная задача управления – высвободить эту потенциальную энергию. Превращение колледжа в коллектив глубоко вовлеченных и мотивированных сотрудников является критическим фактором для достижения цели совершенствования системы управления колледжем.
После изучения теоретических концепций управления качеством необходимо разработать систему и механизм внедрения идей качества во все подразделения колледжа. Причем, методы преодоления возможного сопротивления коллектива изменениям должны лежать в области демократических, а не авторитарных процедур:
• Информирование сотрудников колледжа обо всех аспектах внедрения инноваций и о роли каждого в этом процессе;
• Привлечение к принятию решений о будущем колледжа.
Возможности воплощения второго этапа определяются формой управления проектами. Основной принцип применения проектной методологии – концепция проекта – любое целенаправленное изменение в системе. Под проектом мы понимаем «уникальный процесс, состоящий из набора взаимосвязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый для того, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям. Включая ограничения по времени, затратам и ресурсам»(2). Главное свойство проекта заключается в том, что и процессы, протекающие в проекте, и организационная структура проекта носят временный характер и создаются на период жизненного цикла проекта.
Деятельность колледжа по реализации стратегии развития – это совокупность выполняемых проектов, каждый из которых имеет фиксированное начало и окончание. Под каждый проект выделяются ресурсы, которыми распоряжается руководитель проекта. После выполнения проекта его структура распадается, ее компоненты, включая сотрудников, переходят в новый проект.
Комплексный проектный менеджмент объединяет не только действующие системы, приемы и методы работы над проектом, но и одновременно учитывает структурные условия организации, специальные знания задействованных в проекте сотрудников. В результате проектной деятельности границы структурных подразделений становятся более «мягкими»; в традиционную линейно-функциональную структуру колледжа органически встраивается программно-целевая часть организационной структуры. В результате на основе сочетания линейно-функционального и программно-целевого подходов создается организационная структура менеджмента колледжа в целом.
Интеграция идей качества в систему управления организацией представляет собой не что иное, как концепцию всеобщего менеджмента качества, или управление качеством в масштабах колледжа, или систему качества колледжа. Процесс интеграции идет постепенно, однако полная интеграция концепций управления должна быть целью любой организации.
Сегодня мы еще не можем сказать, что интегрированная система управления колледжем адекватна масштабу и сложности решаемых задач, количественные и формальные результаты работы зачастую еще имеют приоритет перед качественными. Колледж еще не в полной мере использует и недостаточно энергично наращивает свой инновационный потенциал. Мы добились результативности, но добиться эффективности, т.е. получить результативность с чрезвычайно экономичным использованием ресурсов, - это нам еще предстоит.